The Ultimate Data Room Tutorial: Ποια είναι η σωστή χρήση του;

1
The Ultimate Data Room Tutorial: Ποια είναι η σωστή χρήση του;

Η καλύτερη χρήση της τεχνολογίας είναι όταν ξέρεις πώς να τη χρησιμοποιείς βέλτιστα. Για παράδειγμα, ένα εικονικό δωμάτιο δεδομένων έχει διαφορετικά χαρακτηριστικά για επικοινωνία, διαχείριση δεδομένων, σύναψη συναλλαγών, κοινή χρήση δεδομένων κ.λπ., αλλά οι χρήστες συχνά δεν εξερευνούν καν τα εικονικά δωμάτια δεδομένων τους διεξοδικά. Επίσης, πολλοί εξακολουθούν να πιστεύουν ότι το λογισμικό διαδικτυακών αιθουσών δεδομένων είναι απλώς μια ηλεκτρονική βάση δεδομένων, κάτι που είναι λανθασμένη αντίληψη.

Ακολουθεί ένας λεπτομερής οδηγός για τα εικονικά δωμάτια δεδομένων, γιατί είναι καλύτερα από άλλες πλατφόρμες, ποιες είναι οι συνήθεις περιπτώσεις χρήσης τους και πώς μπορείτε να τα χρησιμοποιήσετε αποτελεσματικά. Ας ξεκινήσουμε με την εισαγωγή στην τεχνολογία δωματίου δεδομένων.

Τι είναι το λογισμικό διαδικτυακής αίθουσας δεδομένων;

Το λογισμικό διαδικτυακής ή εικονικής αίθουσας δεδομένων είναι μια ψηφιακή πλατφόρμα αποθήκευσης εγγράφων και ηλεκτρονικής επικοινωνίας που φιλοξενείται από πιστοποιημένες και ασφαλείς υπηρεσίες δωματίου δεδομένων. Επιχειρήσεις, διευθυντές, μέλη διοικητικών συμβουλίων, επαγγελματίες, εταιρείες, επιχειρήσεις, μη κερδοσκοπικοί οργανισμοί και κυβερνητικά ιδρύματα χρησιμοποιούν εικονικούς χώρους δεδομένων για αποθήκευση δεδομένων και κεντρική επιχειρηματική επικοινωνία.

Παρόλο που οι επιχειρήσεις χρησιμοποιούν εικονικά δωμάτια δεδομένων για αποθήκευση και διαχείριση δεδομένων μακροπρόθεσμα, ο εταιρικός τομέας χρησιμοποιεί επίσης δωμάτια δεδομένων για σύνθετη διαχείριση συναλλαγών. Οι συγχωνεύσεις και οι εξαγορές είναι η πιο πρώιμη περίπτωση χρήσης λογισμικού δωματίου δεδομένων και ένα μεγάλο ποσοστό της κατανάλωσης του χώρου δεδομένων εξακολουθεί να πηγαίνει σε συγχωνεύσεις και εξαγορές.

Εκτός από αυτό, το λογισμικό διαδικτυακής αίθουσας δεδομένων είναι ένα τυπικό εργαλείο διαχείρισης δέουσας επιμέλειας. Οι εταιρείες χρησιμοποιούν το εικονική αίθουσα δεδομένων δέουσας επιμέλειας κατά τις συναλλαγές ακινήτων, τις αρχικές δημόσιες προσφορές, την άντληση κεφαλαίων, τις κοινοπραξίες και τις στρατηγικές ενοποιήσεις. Μερικές από τις καλύτερες υπηρεσίες δωματίου δεδομένων για δέουσα επιμέλεια περιλαμβάνουν τα iDeals, DealRoom, Firmroom, Intralinks και Merrill.

Ποια είναι η διαφορά μεταξύ των εικονικών δωματίων δεδομένων και των δωρεάν πλατφορμών κοινής χρήσης δεδομένων;

Το Διαδίκτυο έχει πλημμυρίσει από δωρεάν πλατφόρμες κοινής χρήσης δεδομένων και ορισμένες από αυτές (Dropbox, Google Drive, κ.λπ.) είναι επίσης καλές. Τι κάνει λοιπόν το λογισμικό διαδικτυακής αίθουσας δεδομένων καλύτερη τεχνολογία;

Συμμόρφωση με την ασφάλεια

Ένα τυπικό ή καλής ποιότητας εικονικό δωμάτιο δεδομένων φιλοξενείται πάντα από πιστοποιημένο πωλητή δωματίου δεδομένων. Οποιοσδήποτε πιστοποιημένος προμηθευτής VDR πρέπει να συμμορφώνεται με τα πρότυπα ασφάλειας στον κυβερνοχώρο ISO, συμπεριλαμβανομένων των ISO 27001, ISO 27081, κ.λπ. Επιπλέον, οι πάροχοι υπηρεσιών VDR πρέπει επίσης να συμμορφώνονται με τους τοπικούς κανονισμούς για την ασφάλεια στον κυβερνοχώρο. Για παράδειγμα, οι πωλητές στις ΗΠΑ πρέπει να συμμορφώνονται με τα FINRA, SSAE 16, SOC2 κ.λπ.

Από την άλλη πλευρά, η πλειονότητα των δωρεάν πλατφορμών διαχείρισης δεδομένων δεν είναι πιστοποιημένες από διεθνείς φορείς.

Ενσωμάτωση τρίτων

Τα εικονικά δωμάτια δεδομένων, από προεπιλογή, δεν έχουν ενοποίηση με εφαρμογές τρίτων και η πλατφόρμα είναι χωρίς διαφημίσεις. Μπορείτε να ενσωματώσετε το VDR σας με εξωτερικό λογισμικό, αλλά αυτή θα είναι η απόφασή σας. Ωστόσο, οι δωρεάν πλατφόρμες κοινής χρήσης δεδομένων συνήθως έχουν συμβάσεις τρίτων που μπορεί να θέσουν σε κίνδυνο την ασφάλεια των δεδομένων σας.

Επιπλέον, οι αίθουσες εικονικών δεδομένων έχουν μοναδικά χαρακτηριστικά (τα οποία θα συζητηθούν αργότερα) που γενικά δεν βρίσκετε στα δωρεάν εργαλεία.

Συνήθεις χρήσεις του δωματίου εικονικών δεδομένων

Οποιοδήποτε εικονικό δωμάτιο δεδομένων εκτελεί τρεις κύριες λειτουργίες.

  • Διαχείριση δεδομένων
  • Ανταλλαγή πληροφοριών και επικοινωνία
  • Διαχείριση συμφωνίας

Δείτε πώς χρησιμοποιούν οι εταιρείες τα δωμάτια δεδομένων.

Συγχωνεύσεις και εξαγορές

Στις συγχωνεύσεις και εξαγορές, ο εταιρικός τομέας χρησιμοποιεί εικονικούς χώρους δεδομένων για τη δέουσα επιμέλεια. Η πλατφόρμα παίζει το ρόλο ενός εικονικού διαμεσολαβητή όπου και τα δύο μέρη μπορούν να συνεργαστούν, να μοιραστούν δεδομένα, να πραγματοποιήσουν συναντήσεις, να αναλύσουν έγγραφα και να πραγματοποιήσουν διαπραγματεύσεις.

Καθώς τα διαδικτυακά δωμάτια δεδομένων είναι εργαλεία που βασίζονται σε σύννεφο, οι εκπρόσωποι από την πλευρά των αγοραστών μπορούν να έχουν πρόσβαση σε αυτά οποιαδήποτε στιγμή, από οπουδήποτε. Επίσης, οι επενδυτές, τα ενδιαφερόμενα μέρη και τα μέλη του διοικητικού συμβουλίου μπορούν να επικοινωνούν και να έχουν πρόσβαση σε έγγραφα στην ίδια πλατφόρμα.

Συγκέντρωση κεφαλαίων/άντληση κεφαλαίων/ΕΔΠ

Οι έρανοι χρησιμοποιούν αίθουσες εικονικών δεδομένων ως μέσο επικοινωνίας με πιθανούς επενδυτές, συμβούλους και άλλα μέρη που εμπλέκονται στη διαδικασία. Οι επενδυτές μπορούν να έχουν πρόσβαση σε έγγραφα όποτε θέλουν και να κάνουν ερωτήσεις σε εράνους ή εκπροσώπους εταιρειών. Το πιο σημαντικό είναι ότι όλα παραμένουν διαφανή στις εικονικές αίθουσες δεδομένων — χάρη στις αναφορές ελέγχου της αίθουσας δεδομένων.

Δίκη

Η νομική βιομηχανία είναι ένας από τους μεγαλύτερους καταναλωτές τεχνολογίας data room. Οι δικηγόροι όχι μόνο χρησιμοποιούν το εικονικό δωμάτιο δεδομένων για τη διαχείριση δεδομένων, αλλά διατηρούν τις επικοινωνίες τους με άλλους δικηγόρους και τους πελάτες τους σε δωμάτια δεδομένων λόγω των εντυπωσιακών συστημάτων ασφαλείας των VDR.

Τρεις εκπληκτικές δυνατότητες εικονικής αίθουσας δεδομένων και η καλύτερη χρήση τους

  1. Θέα φράχτη. Η λειτουργία Fence View στα δωμάτια δεδομένων είναι ένας πολύ καλός τρόπος για την αποφυγή διαρροών δεδομένων κατά τη διάρκεια συγχωνεύσεων και εξαγορών και παρόμοιων συναλλαγών. Όταν ενεργοποιείτε αυτήν τη δυνατότητα σε οποιοδήποτε έγγραφο, οι χρήστες μπορούν μόνο να το δουν. Δεν μπορούν να κάνουν λήψη, σάρωση, εκτύπωση, επεξεργασία, αλλαγή, αποθήκευση, κοινή χρήση ή ακόμα και φωτογραφία του αρχείου. Ωστόσο, είναι μια προηγμένη δυνατότητα που δεν προσφέρει κάθε προμηθευτής VDR.
  2. Αναζήτηση πλήρους κειμένου. Μπορείτε να βρείτε οποιοδήποτε αρχείο εισάγοντας μια φράση ή πρόταση ή λέξη-κλειδί. Το VDR θα εμφανίσει όλες τις πιθανές αντιστοιχίσεις και μπορείτε να εντοπίσετε το αρχείο που αναζητάτε.
  3. Απομακρυσμένος καθαρισμός συσκευής. Είναι ένα από τα καλύτερα και πιο προηγμένα χαρακτηριστικά ασφαλείας δωματίου δεδομένων. Εάν κάποιος χρήστης του δωματίου δεδομένων χάσει τη συσκευή του, ο διαχειριστής μπορεί να αποσυνδέσει/αφαιρέσει αμέσως τη συσκευή από το δωμάτιο δεδομένων. Επιπλέον, όλα τα έγγραφα που έχουν ληφθεί ή αποθηκευτεί από το VDR μπορούν επίσης να καθαριστούν.

Τελευταίες λέξεις

Τα εικονικά δωμάτια δεδομένων είναι εξαιρετικά κατάλληλα για ασφαλή και ογκώδη αποθήκευση και κοινή χρήση δεδομένων. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο ο παγκόσμιος εταιρικός κόσμος χρησιμοποιεί την αίθουσα εικονικών δεδομένων για δέουσα επιμέλεια, δικαστικές διαφορές και διαχείριση συναλλαγών.







Schreibe einen Kommentar